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機關檔案管理規定(上)

來源: 作者: 時間:2020年02月26日 09時瀏覽 0

第一章 總則

第一條 為了加強各級黨和國家機關、人民團體(以下統稱機關)檔案工作,推進機關檔案科學、規范管理,豐富國家檔案資源,為各項工作提供有效服務,根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規,制定本規定。

第二條 本規定所稱的機關檔案,是指機關在公務活動中形成的,對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。 

第三條 機關檔案工作是檔案工作開展的基礎,是國家檔案事業的重要組成部分。機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作,是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件,是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

第四條 機關檔案工作實行統一領導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度,負責中央和國家機關檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下,負責本行政區域內機關檔案工作的統籌協調、制度建設,負責本行政區域內機關檔案工作的監督、指導和檢查。

檔案行政管理部門履行檢查職責時,以進入相關場所檢查,詢問有關人員,查閱、復制有關檔案資料等方式開展。

中央、地方專業主管機關應當根據本專業的管理體制,在檔案行政管理部門指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進行監督、指導。中央、地方專業主管機關進行監督、指導時,應當遵循統一領導、分級管理原則。

第五條 機關的全部檔案應當集中、統一管理。機關檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發。

第六條 機關應當加強對檔案工作的組織領導,將檔案工作納入整體規劃、年度工作計劃和考核體系,與業務工作同步部署、同步實施、同步發展。

檔案工作所需的基礎設施配備和維護經費,檔案日常管理工作經費,檔案信息化建設經費,檔案宣傳、培訓等其他經費應當列入機關年度財政預算。


第二章 機構和人員

第七條 機關應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構,下同)及相關部門負責人組成的檔案工作協調機制,協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項。

第八條 機關應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關,應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。

經同級檔案行政管理部門同意,辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個機關可以成立聯合檔案工作機構,對相應機關的檔案進行集中管理。

第九條 機關檔案工作機構或檔案工作負責部門(以下簡稱機關檔案部門)應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員,具體承擔機關檔案業務工作。機關文書或業務部門應當指定人員,承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心,由相關人員組成的機關檔案工作網絡??h級或形成檔案數量較少的機關可以綜合考慮工作量等情況,配備適當數量的專(兼)職檔案工作人員。

第十條 機關檔案工作的基本任務是:

(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策,建立健全檔案工作規章制度,并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

(二)制定并組織實施檔案工作發展規劃或計劃;

(三)對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導,對所屬機構的檔案工作進行監督和指導;

(四)負責管理機關的全部檔案并提供利用,協助做好機關政府信息公開工作;

(五)負責機關檔案信息化工作并統籌機關及所屬機構檔案信息一體化工作,推動傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;

(六)接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查,執行年度報告制度,定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

(七)負責組織檔案業務交流和檔案工作人員培訓,開展檔案宣傳、教育活動;

(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人,向機關提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人,向機關提出處理建議。

第十一條 機關通過政府購買服務方式輔助實現檔案工作基本任務的,應當嚴格限定社會化服務范圍,嚴格審核服務供方的信息安全保障能力和業務資質,并接受檔案行政管理部門監督、指導和檢查。

機關檔案業務社會化服務限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術支持等輔助性工作。社會化服務應當符合《檔案服務外包工作規范》(DA/T68)規定。    

第十二條 檔案工作人員應當為機關正式在編人員,且政治可靠、遵紀守法、忠于職守,具備勝任崗位要求的工作能力。    檔案工作人員應當熟悉機關工作,具備檔案管理、信息管理等相關知識背景,并定期參加業務培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員,應當經過相關專業知識和技能培訓。

第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的,應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照國家有關保密法律法規執行。


第三章 基礎設施

第十四條 機關應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房,并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等。

檔案庫房應當根據載體類型分別設置,不具備條件的應當根據載體類型分區設置??h級或形成檔案數量較少的機關設置庫房以外其他檔案用房時,可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。

第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關辦公用房建設標準》執行。閱覽用房面積應當滿足不同類型檔案閱覽需求,適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。

檔案庫房面積應當滿足機關檔案法定存放年限需要,使用面積按(檔案存量 年增長量×存放年限)×60m2/萬卷(或10萬件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的,檔案庫房面積按15m2測算。整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務器機房等用房面積應當滿足業務開展需要。

第十六條 檔案用房宜集中布置,自成一區。檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽光直射,利于檔案保護。

檔案庫房不應設置在地下或頂層,地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

第十七條 檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定,整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

檔案庫房內不得設置其他用房和明火設施,不應設置除消防以外的給水點,其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,不得采用木質柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿足工作需要。

檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的,樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m2或按檔案裝載情況相應增加。

第十九條 檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統,安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。

保存重要檔案或具備條件的,應當安裝恒溫恒濕設備,必要時可配備通風換氣、空氣凈化設備。

第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門,配備火災自動報警設備。

第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施,可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。

第二十二條 機關應當按照檔案信息化要求,建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求。

縣級或形成檔案數量較少的機關按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的,應當滿足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

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